İçerik arşivi yalnızca geçmiş gönderileri saklamaz. Doğru kurulduğunda güncel logoyu bulmayı, eski kampanyanın yanlışlıkla kullanılmasını önlemeyi ve bir içeriğin hangi izinle yayımlandığını göstermeyi sağlar. Karmaşık yazılım şart değildir; ortak adlandırma ve sahiplik yeterlidir.
Klasörleri iş akışına göre ayırın
Yıl ve ay klasörünün altında şu yapıyı kullanabilirsiniz:
01_brief-ve-kaynak02_metin-taslaklari03_tasarim-calismalari04_onaylanan05_yayinlanan06_rapor
Marka varlıklarını aylık klasörlerin içine kopyalamak yerine tek bir “güncel marka dosyaları” alanında tutun. Eski logo ve renk rehberlerini arşive taşıyıp açıkça tarihleyin.
Dosya adını bilgi taşıyan hâle getirin
İyi bir dosya adı içerik kodu, kısa konu, format ve sürümü içerir: AGU-12-keten-gomlek-kare-v03.webp. Türkçe karakter ve uzun cümlelerden kaçınmak sistemler arası uyumu kolaylaştırır. “Final” kelimesi yerine sürüm ve onay durumu kullanın.
Kaynak tasarım dosyasıyla yayına hazır dışa aktarımı ayırın. Instagram için kullanılan kare görsel, hikâye sürümü ve varsa reklam uyarlaması aynı içerik kodunu taşısın.
Metin ve yayın bilgisini görselle eşleyin
Yalnızca görseli saklamak yeterli değildir. Onaylanan açıklama, hashtag grubu, alternatif metin, planlanan tarih, kullanılan bağlantı ve onaylayan kişi aynı kayıtta bulunmalıdır. Böylece eski bir içeriği güncellerken bağlam kaybolmaz.
Görselde kişi, müşteri ürünü veya lisanslı stok varsa izin kaynağını ve kullanım sınırını kaydedin. Lisans belgesini görselden ayrı ama bağlantılı bir klasörde tutun. Süresi dolan kampanya dosyalarını “yayına hazır” alanında bırakmayın.
Erişim ve yedekleme kuralı belirleyin
Herkesin her dosyayı silebildiği düzen risklidir. Üretici çalışma klasörüne, onaycı onay alanına, yayın sorumlusu ise yayına hazır dosyalara erişebilir. Düzenli yedekleme ve silinen dosya kurtarma süresi önceden bilinmelidir.
Ay sonunda yayınlanan içerikleri kilitleyin, rapor bağlantısını ekleyin ve kullanılmayan taslakları durum etiketiyle ayırın. Böylece bir sonraki plan hazırlanırken hangi konunun ne zaman işlendiğini görebilirsiniz.
Arşive girecek teslim kapsamını içerik briefinde tanımlayın. Dosya, revizyon ve onayların tek panelde tutulduğu SOCIALVAR akışını nasıl çalışır sayfasından inceleyebilirsiniz.